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物流专题

远程物流管理在太钢矿业信息系统中的应用

更新时间:2013/5/6 10:14:00 来源: 浏览:995 次

 太原钢铁(集团)矿业分公司是太原钢铁(集团)有限公司下属分公司,是具有非法人资格的经济实体。公司包括公司管理本部和分布在相距较远的不同地区的 4 个厂矿,即尖山铁矿、峨口铁矿、东山石灰石矿、复合材料厂。太钢矿业分公司是太原钢铁(集团)有限公司的主要原辅料生产和供应基地。

   太钢矿业分公司管理架构包括公司管理层、矿(厂)管理层和作业区操作层。由于国家纳税制度的原因,公司管理本部及下属矿山按照分属地区形成了 4 个模拟法人纳税(属地纳税)主体。在实施企业资源计划(ERP)信息系统之前,公司已经采用了集中物资采购管理模式,但由于各矿地理位置分散,在采购业务管理上仍存在一些问题,主要体现为:

   (1)从基层单位物料需求计划的申报和汇总、计划平衡到各矿采购计划的生成,都要先经过逐层审批,再进行集中采购处理,而不能在一个统一的平台上进行严格监控和管理,因此流转速度慢,准确率低,跨工厂采购申请申报流程不连续,无法对跨工厂需求计划的执行情况进行有效跟踪;

   (2)物流信息与信息流向不一致,物流信息跟踪准确性较低;

   (3)在实现采购工厂向需求工厂远程调拨集中采购回来的物资时,在财务记账和各厂矿进、销项税核算等方面,不能在同一系统内进行快速便捷集成,操作繁琐,时效性和准确性无法保证。

   针对以上问题,公司需要按照集中一贯制管理的原则,对采购、财务等业务实行集中管控。在集中采购管理模式下,下属各矿的生产和工程物资都先由公司本部进行集中采购,然后按需求计划调拨到各需求矿山。在调拨环节中,公司本部每月根据物资调拨清单和实际采购价格集中为下属各矿开具增值税票,而供应商只对公司本部开具增值税票并进行货款结算;另外,物资采购虽然由公司本部集中完成,但公司本部在所属地太原市区不设置库存地,收货和库存管理完全由下属矿山进行。在这种企业结构和管理模式下,存在生产和工程用物资的集中采购与跨工厂计划申报、远程发货和库存地跨地区分散管理以及属地纳税矛盾问题。

   基于此,太钢矿业分公司在 2009 年实施 ERP系统过程中,应用了ERP套装软件SAP ECC6. 0系统矿业解决方案的远程物流管理(RLM)功能模块,并针对基层需求计划的申报、审批和跟踪等功能,进行了二次开发,很好地解决了上述矛盾。

1 ERP 系统概要

   1. 1 系统配置

   太钢矿业信息系统由 5 级组成:L5 为企业管理决策支持系统;L4 为 ERP 系统;L3 为各矿制造执行系统(MES);L2 为生产过程控制系统(PCS);L1 为基础自动化控制系统。信息系统配置如图 1 所示。

   1. 2 主要功能

   公司 ERP 信息系统采用 SAP ECC6. 0 系统矿业版解决方案后,已经实施的模块包括财务会计(FI)、管理会计( CO) 、生产管理 ( PP) 、物料管理(MM) 、设备管理( PM) 、远程物流管理( RLM) 、销售管理(SD)和质量管理(QM)。

图 1 太钢矿业信息系统配置

   通过以上的功能模块实现了以原燃辅料和备件的需求计划、采购、收料、仓储、发料、配送的物流为源头,以采选生产主线物流跟踪为基础,各类物料需求计划生成、上报及审批、采购供应、财务和成本核算等的一体化精细管理,为公司生产经营提供了决策支持,特别是通过对 RLM 模块功能的应用,有效地解决了矿山企业物资集中采购管理与物资需求分散、远程供应等矛盾问题。以下重点介绍公司 ERP 系统中的 RLM 模块功能。

2 RLM 模块功能

   RLM 模块是 SAP 矿业版针对矿山企业远程物资供应方面提供的系统支持,主要解决矿区地理位置分散与集中采购管理,设备、备件、材料库存成本与保障生产以及采购运输周期长与供应链不可监控之间的矛盾。RLM 模块对远程矿区所需各种物资的复杂供应策略进行管理,实现采购工厂对物资集中采购、远程需求矿山跨工厂上报采购请求和采购工厂向远程矿山发货等处理;对矿区提出的采购请求提供全面的可视化跟踪功能,对备件、材料的物流过程进行全程监控,既可以延伸追踪到各种相关业务文档(采购申请、采购订单、收货清单等),又可以追踪到采购请求提交单位和提交人。

   通过 RLM 模块功能实现了在上述企业结构和管理模式下的集中采购计划管理、集中采购收货及交货管理和付款及纳税主体的转化,有效地解决了生产、工程用物资的集中采购、收货、交货管理与库存物资远程矿山管理、属地纳税的矛盾问题。

   2. 1 集中采购计划管理

   采购计划管理用于收集、汇总各矿作业区、点检站、直属单位、部室等的物料需求计划,然后经过逐级审核确认形成最终采购计划,主要包含生产和辅助生产使用的原燃料、材料、设备、备件等各类物资的采购计划管理。采购计划模式及申报流程如图 2 所示。

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图 2 采购计划模式及申报流程

   2. 1. 1 采购需求计划的产生

   在 SAP 系统中物料采购计划生成模式主要有3 种:PD 物料模式、VB 物料模式和 ND 物料模式。

   PD 物料模式是根据成品物料清单 BOM 和月度预算需求分解出采购计划。该模式要求提前维护系统中关于成品月度计划及相应的 BOM 清单,当矿部采购计划部门在系统中运行 MRP 程序时,系统根据成品计划、库存数量和物料的采购周期自动生成采购需求建议。该模式的物料需求计划生成的基本流程为:

   (1)运行 MRP 产生该部分原燃材料的采购建议;

   (2)计划管理部门的计划员根据 MRP 运行结果确认采购申请;

   (3)根据系统配置的审批策略,自动确定采购申请是否需要审批;

   (4)批准后的采购申请进入后续的采购流程。采用 PD 物料模式生成采购申请的主要物料为:生产用煤、膨润土、石英砂、纯碱、萤石、淀粉等原燃材料。

   VB物料模式是基于消耗和储备定额的重订货点计划生成采购计划,即依据定额安排物资的采购和库存,以保证物料的供应。采用VB物料模式必须提前设置物料的重订货点、安全库存量和重订货批量。该模式的物料需求计划不需要基层单位提报,其生成的基本流程为:

   (1)矿部计划管理部门运行MRP,对当前可用库存低于重订货点 的物料提出采购建议;

   (2)计划部门根据MRP运行结果确认采购申请;

   (3)执行系统配置的审批策略;

   (4)批准后的采购申请进入后续的采购流程。

   采用VB物料模式生成采购申请的主要是部分需求稳定的皮带、托辊等重要备件材料。对于VB物料,如果出现生产需求突然增大或设备检修等情况,对增加部分的数量可以由基层单位直接提报紧急需求计划。

ND物料模式是由基层单位直接提报物料需求计划生成采购计划,是基层单位根据设备检修和生产对部分物资的消耗情况,按照提前准备的原则而提出物料需求计划,经过汇总并平衡库存,由相关部门审核后生成采购需求,该模式目前使用比较频繁。针对ND物料模式的物料需求计划申报,我们在SAP系统标准功能基础上进行了增强功能开发,减少了人工传递需求误差,提高了需求的可控性,使需求数据源于最基层使用单位,大大提高了需求计划的准确性和提报效率。

   在SAP系统中,无论采用哪种物料模式,所产生的物料采购需求计划都是基于本工厂而言的,也就是只能通过本工厂的采购组织进行采购以及相关的后续操作,然而太钢矿业分公司管理本部(后称采购工厂)和下属各矿山(后称需求工厂)都是一个公司代码下的不同工厂,而且在实际的管理模式下,所有物资的采购都由公司本部这个采购工厂进行集中采购,这就涉及到采购需求计划的跨工厂上报问题。

   2.1.2 采购需求计划跨工厂上报的实现方式

   为了解决采购需求计划的跨工厂上报问题,我们应用RLM模块的转换运输申请功能和基层需求计划提报功能,并对相应的特殊流程进行了变通。在SAP系统中,我们把需求工厂产生的采购申请作为该矿向采购工厂提出的物料需求运输申请,然后将此运输申请依次经过本矿和采购工厂相关主管人员审批后,再由采购工厂主管部门对运输申请进行二次转换,从而在采购工厂生成相应的采购申请,同时在需求工厂生成相应的运输订单 ,用于将来作为采购工厂向需求工厂交货的依据,而在采购工厂下生成的采购申请才是采购工厂采购部门进行采购的最终依据。采购计划申报流程参见图2。

   2.2 集中采购收货及交货管理

   通过集中采购计划管理生成的最终采购申请,是采购工厂进行组标、招标和签订采购订单以及供方交货的唯一依据。在集中采购物资供应模式下,有关如何组标、招标、创建采购订单和采购订单如何传递给供应商都另有流程,在此不做详述。太钢矿业分公司管理本部虽然是整个公司的集中采购工厂,但在所属地太原市并未设立集中仓库(只在太原市区设置了一个专门负责临时接收供应商送来的部分零散材料和备件的物流配送中心,该配送中心负责定期组织车辆向下属矿山发送采购物资),采购工厂既不对采购的物资进行收货,也不对物资库存进行任何管理,而实际的收货、验货和库存管理都由下属各需求工厂库房管理人员进行。

   不同类型的物资收货和交货方式也不同,大致可分为以下3种:

   (1)无需计量和检化验的物资如各种备件的交货。为了节约运输成本,对这些零散物资,在SAP系统中作到货确认后,由供方交采购工厂的物流配送中心保管,并定期分批发往各需求工厂,最后由需求工厂库存地通过SAP系统作收货确认。

   (2)只需计量无需检验或大型备件、设备等,如钢材、汽油、柴油等物资的交货。在SAP系统中对交货物资作到货确认后,由供方直接送货到远程需求工厂库存地,由需求工厂库存地通过SAP系统作收货确认。

   (3)既需计量又需检验的物资(如膨润土、添加溶剂、煤及其他原燃料)交货。供方直接送货到需求工厂库存地后,由需求工厂库存地库管员、计量员、检化验员和质量管理员通过MES协作收货。

   无论哪种方式交货,在 SAP 系统标准功能基础上,都会存在采购工厂集中采购管理与远程交货到各矿库存地的矛盾问题。为了解决该问题,我们引进并应用了 SAP 矿业解决方案 RLM 模块的收货后续交货功能,并增强了部分功能,有效地实现了对远程需求工厂物资采购的复杂供应策略管理,真正实现了太钢矿业公司物资集中采购供应管理。另外,采用这种解决方案必须在采购工厂为各需求工厂建立虚拟库存地,虚拟库存地只在 SAP 系统中存在,没有实物,这个库存地不是供库存管理用,而是供采购工厂给需求工厂远程交货前临时过渡用。正常情况下,虚拟库存地不允许有库存存在。集中采购及远程调拨实现流程如图 3 所示。
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图3 集中采购及远程调拨流程

2. 3 付款及纳税主体的转化

   由于采购工厂和各需求工厂分属于不同的行政区域,需要在属地纳税,因此只有通过核算采购工厂和需求工厂之间物资调拨过程中所产生的销项和进项税,才能实现纳税主体的转化。通过RLM 模块的后续交货功能,可以很好地达到纳税主体转化的目的,也就是说,凡是为需求工厂采购的物资,都要经过一次收货和一次同批次、同数量的工厂间物资调拨,才能真正到达远程需求工厂的实际库存地;在供应商发票校验和付款流程上,供应商只对采购工厂开具发票,由该采购工厂采购部门进行发票预制和计财部门进行校验后,方可进入付款流程,采购工厂支付物资款项和增值税额;采购工厂在采购物资调往需求工厂过程中,要按运输订单和实际采购价格进行运程调拨,月末由需求工厂财务人员运行 SAP 系统中物资调拨明细清单程序,按实际调拨价格汇总金额和税额为相应的需求工厂开具增值税票。这样,通过远程后续交货,物资的货款和进项税额又转移到需求工厂,而采购工厂通过给下属各矿开具增值税票产生了销项税额,这个销项税额可通过集中采购过程中所产生的进项税额抵扣,不仅顺利地实现了物资的远程调拨,同时实现了进项税的随同转移,有效解决了属地纳税的问题。

3 运行业绩

   太钢矿业分公司 ERP 信息化系统自 2009 年10 月上线以来,为公司提供了对库存地跨区域分散管理条件下的集中采购物资供应策略,在跨工厂之间从需求计划的产生到采购入库整个流程都取得了很好的管理和控制效果,较好地解决了未上 ERP 系统前存在的问题,主要表现在以下几点:

   (1)从基层单位物料需求计划的申报、汇总、计划平衡到各矿采购计划的生成、逐层审批,集中采购处理,整个过程在 SAP 系统得到严格监控和管理,流转速度大大加快,计划的准确率明显提高,特别是通过对二次开发的基层需求计划提报功能和RLM 模块中转换运输申请功能的使用,确保了跨工厂上报采购申请申报流程的连续性,大大增强了跨工厂采购计划执行情况的可追溯性;

   (2)通过远程物流模块后续交货功能的使用,确保了物流与信息流的一致性,并且更具追溯性;

   (3)通过采购工厂集中处理供应商发票校验和付款,采购工厂定期集中按调拨清单进行开票及税账处理,很好地解决了在采购过程中集中采购管理和属地纳税的矛盾问题,有效地推进了公司采购流程的集中化管理进程。

4 结束语

   太钢矿业信息系统的实施,在引进具有国际先进管理理念和先进信息系统的同时,还注重企业的自身管理特点,坚持集中一贯制管理原则,构建了统一、集成的信息化管理平台,加强了太钢矿业公司对各单位的财务管控核算力度,细化了成本核算,提高了成本核算准确率。特别是针对库存地点多、地域分散和纳税主体不唯一的矿山企业特点,通过 RLM 功能和相关功能的二次开发,实现了这种复杂管理模式下的生产和工程用材料的集中采购管理以及库存地跨区域分散管理,是对物资供应策略的成功性尝试。


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