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ERP实务:进货验收单功能设计实例

更新时间:2013/1/26 11:31:00 来源:物合网 浏览:547 次

笔者负责erp产品设计时间不久,就接到一个重大任务,上司要求我完成进货验收单处理的设计工作。笔者结合自己以前的工作经验,还去一家企业实际考察后,结合erp产品的原先功能,做出了以下的设计思路。

  一、进货验收单审核时检查。

  在进货验收单审核之前,系统必须对相关的内容进行检查,以提高进货验收单数据的准确性。

  检查一:验收数量加上验退数量是否等于进货数量。一般情况下,在没有不良品的情况下,进货数量就等于验收数量。但是,在有不良品时,进货数量等于验收数量加上验退数量。这个验退数量会在进货单审核后,直接转换为退货单。当退回单审核后,才会扣除进货数量。也就是说,在退货单没有审核之前,这个不良品仍然是企业的资产。所以,在进货单审核的时候,进货数量必须等于验收数量与验退数量之和。若不等于的话,则进货验收单就无法审核。

  检查二:进货验收单审核时间所在的期间是否打开。因为进货验收单中,有涉及到费用的问题,所以根据财务控制的要求,进货验收单审核的时间其对应的期间,必须是打开的。若没有打开的话,则任何交易的单据都将无法审核。所以,当这个审核时间对应的期间没有打开的时候,系统就会提示错误信息:“期间关闭,请先打开期间”。

  检查三:是否有前置单据。若在进货单单据设置的时候,把进货验收单设置成为必须核对前置单据。则在进货验收单审核的时候,会检查进货验收单中是否有进货单的信息。若没有进货单信息,即企业用户是手工建立进货验收单,而不是根据进货单转换过来,或者没有指定进货单时,这笔验收单将无法审核。因为在验收单审核的过程中,会更新进货单中的相关信息,所以,在这里核对前置单据,是有必要的。

  二、撤销审核时的控制。

  在某些特定的情况下,如进货验收单出现错误时,是允许进货验收单可以撤销审核。但是,其是有比较严格的限制条件的。若不满足这些限制条件,则系统会拒绝撤销审核进货验收单。

  限制条件一:日期上的限制。进货验收单若要审核,必须满足两个日期条件。一是在进货验收单撤销审核时候,撤销审核的时间所对应的期间必须是打开的,否则的话,系统会提示错误信息。二是撤销审核的时候,时间必须是大于财务冻结日期。因为进货验收单撤销审核后,会影响财务的结算。所以,为了保障数据的一致性,进货验收单如果要撤销审核,必须要在财务冻结日期之前撤销审核,否则的话,系统是不允许的。若在财务冻结日期之后,还需要修改进货验收单,一般不允许,只有通过其他单据来做调整,如通过成本调整单、库存调整单等等。

  限制条件二:进货验收单所对应的进货单步存在应付凭单或者应付凭单已经作废。在根据进货单生成应付凭单的时候,应付凭单计算应付金额的时候,是根据进货单上的验收数量来进行计算的。而撤销进货验收单的时候,会同市更改进货单上的验收数量。如此的话,进货单上的验收数量与进货单所对应的应付凭单内容就对不上了。所以,遇到这种情况的话,系统是拒绝进货验收单撤销审核的。除非企业用户删除这种应付凭单或者作废这张单据。如此控制的目的,就是为了保障数据前后的一致性。从这里也看出,在进货验收单上关联对应的进货单的重要性。在进货单单身中,有一个“应付凭单单号”字段,该字段会根据其他作业进行自动改写。在进货验收单撤销审核时,就根据这个字段的内容来判断进货单是否已经有应付凭单,或者应付凭单有否作废。

  三、进货验收单审核过程中的批处理作业。

  在进货验收单审核的过程中,在系统后台会自动发生一些作业,更新相关单据的内容,以保障数据的一致性。

  1、更新进货单单身的进货验收单号。在进货单单身中,有一个进货验收单号的字段。若这个字段中有内容的话,可以在进货单中直接通过关联查询,查到对应的进货验收单,这方便了用户对于日后单据的追踪与管理。在进货验收单审核的时候,若进货验收单中有相关的进货单信息,即用户是按照进货单生成进货验收单,或者在手工开立进货验收单的时候,制定了进货单号,则在进货验收单审核过程中,后台会自动把这个进货验收单号更新给进货单。同时,对于进货单来说,若进货单单身有这个进货验收单字段有内容的话,则该进货单就无法审核。另外,若是采用“进货单转换进货验收单”作业产生进货验收单的话,这个字段的内容是在这个转换的过程中就被更新了。

  2、更新进货单单身的验收数量。若走验收流程的话,在进货单审核后,进货单单身的验收数量为0。这个字段是根据进货验收单中的验收数量而更新的。在进货验收单进行审核时,会自动把这个进货验收数量更新到相关的纪录中。当然,前提是进货验收单中有相关的进货单信息,或者说,系统能够知道进货验收单所对应的是哪一张进货单。

  3、直接生成应付凭单功能。若企业用户走进货验收流程的话,则可以不用进货单作为结帐的依据,而直接利用进货验收单进行结帐。这在系统初始化的时候可以进行设置。若在系统初始化的过程中,把进货验收单设置成为自动结帐的话,则在进货验收单审核之后,会自动根据这张进货验收单生成应付凭单。不过这种流程采用的企业比较少。毕竟,进货验收单只能作为结帐的依据,企业最终还是要根据进货单来做帐。

4、分批验收的处理。同一张进货单中同一笔材料,企业可能是分批收货、分批验货,遇到这种情况时,信息该如何处理?如在进货单单身中,验收数量则是各次验收数量的累计。进货单单身中,验收单号为最近一次验收的单号,日期为最近一次验收的日期。不过,在关联查询的时候,仍然需要能够关联查询到所有的验收单。即利用进货单单号去匹配所有的进货验收单中的进货单号,查询处复合条件的进货单验收单。

  5、扣款金额的计算。一般来说,企业由于不良品导致的退货时,扣款金额一般包括三部分,一是产品本身的货款,这可以直接根据验退数量乘以产品单价计算出来;二是进货费用,如有可能企业是自己去拉货或者运输费用要企业自己承担,此时,在退货的时候就需要供应商承担一定的进货费用;三是产品检验费用,如是委托第三方进行进货验收或者需要采用仪器检验时,若没有发生不良品,则这个费用由企业承担,若发生不良品的话,则需要由供应商承担这个检验费用。所以,最后计算出来的扣款金额的话,往往比退货金额要大。

  6、有时候,进货验收单审核还会触发相关的工作流。如企业可能在工作流中进行了设置,当进货验收单审核后,自动发邮件给采购、生产、仓库、物控、财务等相关部门。此时,在进货验收单审核后,系统就会触发这个工作流,把进货验收单的信息发送给各个相关的人员。所以,在进货验收单审核的时候,审核流程还会去系统中查询,看看是否存在对应的工作流,若有的话,就会触发他。

  四、权限控制。

  在进货验收单权限设计中,主要牵涉到三个方面。

  一是谁有权审核这张进货验收单?

  一般来说,进货验收单的建立人,是不能够审核自己建立的单据。在进货单单据设置中,有一个“自己是否可以审核单据”的选项。默认情况下,使没有选中的,即表示员工不能审核自己建立的进货验收单。可以在单据设置的时候,指定进货验收单具体的审核人员,以规范进货单的审核动作。

  二是谁有权撤销或者作废这张验收单?

  不仅进货验收单不能随便审核,也不是所有的人都可以撤销或者作废这张验收单的。在单据初始化的时候,系统管理员需要指定,谁有权进行进货验收单的撤销与审核。在用户进行这些操作时,系统会判断用户是否具有相关的权限。如没有的话,系统会拒绝相关的操作。

  三是进货验收单上的关键信息,如产品的价格等,验收人员是否可以看到?

  在进货验收单上可能会有价格等比较敏感的信息,这些信息,作为进货人员是否可以看到呢?这也可以在系统初始化的时候进行设置,以保障价格信息的安全性。

  权限信息基本上沿用erp系统原有的权限设计体系。(物流天下)


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