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可的公司运作的“四个自动”

更新时间:2013/1/8 10:59:00 来源:物合网 浏览:802 次

  电子商务并不只是网上销售,它还包括把公司的整个业务流程用电子的手段、信息技术的手段加以整合和改进。也就是说,利用公司内部的信息系统把企业的生产、采购、物流管理、产品开发、市场营销等环节加以整合后,再与供应商联系,并在此基础上加强与客户的网络联系,这样才算是一个完善的电子商务过程。我们上海可的便利有限公司的内部网络是以单品为运作基础的,即把可的公司3000多个品种以单品的进、销、调、存和每月结帐以及市场表现作为运作基础,并在此之上运行“四个自动”,即自动进货、自动配货、自动核算和自动结款。自动进货就是,我们公司与供应商的联系,是按照我们对市场的理解和了解,定出每一个阶段、时段商品的基本库存,并加以归纳和标准化。当商品销售到一定的时段,自然出现了商品要货计划,再经人工审核后,就向供应商发出要货信息。

第二是自动配货,这是从门店需求的角度来讲的。凡是经过可的公司配送中心为门店配送的商品,都是按照我们根据市场需求设定的每个门店的基本库存量要求来配送的。可的公司目前采取的是确定商品上下限的办法,这样,总部可以有效地控制每个门店的基本库存,也可以把人脑容易遗忘的数据存放在电脑里面,还可以大大地减少店长要货的操作时间。我们未执行自动配货的时候,店长要用3个小时分析、检查该进什么货物,这不仅容易遗忘,而且个人的判断力也是有限的,同时总部处理信息的难度也很高。现在执行了自动配货以后,总部在信息网络中点击"收集门店信息"以后,就能及时地出现该店的配货单。

第三是自动核算,即各门店每天的销售额通过信息采集汇总以后,进入自动核算。某门店一共卖了多少商品,这些商品的单价和成本是多少,库存多少,是通过我们的电脑信息系统来处理的。这个自动核算包括以下几个方面:销售量、成本、毛利率和盘点的控制。比如,可的公司每个月的结算日是20日,也就是说,整个公司在20日晚上都要盘点,所有的盘点信息都要集合在pos机里面。21日上午,公司的信息中心就会把所有的信息收上来,这样就会避免盘点与核算不同步。假设有些传统企业的结算日也是每月的20日,他们通常会这样做:各门店20日盘点的数据不上报,或者说总部没有进行控制,过一周以后,门店把对商品进行倾销后的全部数据上报总部,总部才对其进行调整控制。可以说,这种控制是滞后的、不准的。而可的公司是在20日晚上进行盘点,21日上午收集信息,21日下午再专门组织3个盘点复核小组对20个门店进行抽查,检查其当天的盘点质量和当天的商品价格。这样就能保证该门店20日夜间盘点的正确度,同时也建立了自动核算的基础。

我个人的体会是,工业领域最怕出现应收款的坏账,而商业领域最怕人工核算的毛利率的准确度失真。在传统的人工核算的基础上,财务核算报表很容易出现假账,准确率相当低。传统的人工核算不可能把每个单品的表现完全记录在案,而采用电子商务等新兴技术就基本上不会出现这样的纰漏。

第四个是自动结款,是指对供应商的付款也通过电脑信息的记录。有些人会问,你用什么确定应该什么时候给供应商付货款?以前,我们设定了一个“风险度数值”的方案,后来发现此方案在中国超市的运用还有一定难度。目前,我们正实施一个期限的标准,但限期会有所变动。这样的话,整个公司的资金安排就会非常有序。我们可以随时随地从电脑信息中得知,什么日期该付多少钱。电脑打不出付款单就不能付款的规律,避免了人为造成的人情账和关系账。

这四个"自动"运行以后,可的公司借助信息技术的内部网络化运作,可以把公司整个组织系统的分工进行一个清晰地概括:商品部主要控制自动配货和自动进货。由于公司的仓储内部信息向供应商开放以后,库存量可由供应商直接控制,这也就意味着人工操作的业务可以进一步自动化。财务部负责自动结款和自动核算,这些数据是由公司的信息中心提供的。以门店为例,其自动配货以后,通过销售形成自动核算,资金回笼后再给财务部,再进入自动进货。

可的公司的这种业务流程从1999年6月开始运行,目前已经达到程序化、标准化和规范化,工作效率和准确度都比以前大大提高了。可的公司原来有50家门店,财务部的工作人员是14人;现在有门店200家,财务部只有8个人就够了。这是因为原来的案头工作被信息中心提供的信息数据所代替了,电脑可以马上进行自动核算。在没有实行自动进货以前,可的公司的门店店长每天要花3个小时考虑需进什么货,门店的商品到位率是85%。自动进货以后,商品到位率达到95%。

由于业务流程的改变,人工劳动大大节省,工作效率、质量也都大幅度提高。比如,门店店长目前重点管理门店的规范经营和商品的调换,以及热点商品的部分配送工作;商品部经理不用每天跑很多地方,靠人工了解信息,而是通过信息中心的信息支持来进行配货。这时,他可以进一步研究如何搞好市场营销的工作。

最近,可的公司正在研究总部和门店的信息采用网络沟通问题。对于一般传统公司来说,总部的信息是通过纸张文件的形式书面下达。现在我们给每个门店设了一个网页,公司总部的信息可以从这里看到。同时,门店的要货要求也可以从网络上传到总部。(中国物流与采购网)


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