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2011物流师考试:春天生物工程GSP物流案例

更新时间:2011/3/23 0:00:00 来源:物合网 浏览:1322 次

  2004年上半年,刚刚从湖北春天医药有限公司it部门被挖到采购部门的李佳,开始为该公司批发、调拨、配送这三大流通业务所需药品的采购入库而奔忙。一天,李佳突然接到公司财务部通知,催问头天有几批货的入库单为何没有及时送达财务部。李佳迅速跟仓库管理部门查询,原来那几批货入库后,收货单据可能没有打出来,导致入库单没有及时送到财务部,而物流信息系统则已自动将货物采购信息传送到财务部。李佳很清楚,这是自己亲身参与实施、自2003年11月全面投入运营的新的物流信息系统在发挥作用了。这次经历,也从采购环节折射出该公司近年来推进财务业务一体化应用成效的一角。

  武汉春天生物工程股份有限公司于1997年创业成立,从代理保健品起步,1997年开始兴办生产厂,并投入医药的研发,一直平稳快速发展至今。而湖北春天医药有限公司就是其下属子公司之一。

  与公司的成长历程相比,武汉春天生物工程股份有限公司的信息化脚步并不晚,但确实也走过弯路。1998年,春天股份已经部署了局域网,实施了财务系统。2000年,公司自行开发了营销系统,之后又分别实施了不同厂家的物流、财务系统。2001年,其子公司湖北春天医药有限公司实施了一个针对医药行业的物流系统,但是该系统在设计上无法与财务系统互通信息。

  “这种状况的弊端之一是,公司每月的生产计划、采购计划、资金计划的周期都不同步。比如,生产计划一般是在上月的24日下达,采购计划配套的资金计划就更晚了。这种时间差的存在,使得公司的生产经营管理成效大打折扣。”目前负责春天股份管理信息工作的亓培实主任说。

  2002年,公司规模扩大,组织架构日趋完善,管理已经比较成型,需要一个全面的整合公司各项资源的信息平台。然而,由于不同系统之间的信息不能关联,财务、业务、办公管理等各自独立,陷入了所谓的信息孤岛状态。

  与此同时,医药行业的大环境正发生着深刻的变化。2002年,国家医药监督局加大了在医药行业推广gsp认证的力度,要求全行业企业必须按照这些规范来开展生产和经营活动。这一政策在医药行业迅速掀起一股信息化旋风。“显然,除了采用其他的手段来实现规范性外,信息化可以帮助企业更好地实现gsp认证的许多规范性要求。”亓培实说。

  另一个变化是,为了控制药价虚高,国家不断地采取措施,打压中间环节,医药在流通环节的利润已经很低。要在这种低利润的空间中维持生存和发展,势必只有依靠管理出效益。

  内外动力交织成一股强大的张力,使公司整合信息孤岛、全面实施信息化的计划,犹如一支响箭,从紧绷的弦上弹射而出?

  gsp逼迫信息化需求

  gsp认证是对医药流通企业的规范性要求,信息系统恰恰可以将这些规范性要求,在具体业务与管理流程中加以实现。这就使得gsp认证与医药流通信息化之间存在着必然性。

  2003年6月,湖北春天医药有限公司与金蝶签署了总体合作协议。此前,春天股份一直在应用金蝶k3财务系统。2003年10月,新的gsp物流系统开始上线。由于同属金蝶的物流与财务系统之间不存在所谓的数据接口问题,两大系统顺利对接。

  金蝶软件公司负责该项目的实施顾问郑婕介绍,gsp在医药流通信息系统中成为一个行业插件,它与物流系统相配合,主要体现gsp规范对医药流通业务流程过程中的特定要求,比如商品入库验收、出库复核、首营企业首营品种的审核等。虽然医药监管部门对信息系统没有具体要求,但是要求报送的八大报表,这套报表通过gsp模块即可轻松实现。当然,它还可以根据企业自身的需求,定制更多的报表。

  带有gsp模块的医药物流信息系统不仅可以提供医药监管部门所需的全部管理数据,而且,它还可以帮助企业加强对仓库、质量检验、采购、销售等环节的规范管理。gsp软件的主要任务,是保证药品流通过程符合gsp认证的规范性要求,确保医药流通企业向消费者提供合格的药品。

  亓培实介绍,目前已经通过gsp认证的企业,都已经基本实施了gsp物流系统。因为gsp认证所要求的许多规范环节,仅仅依靠手工,显然已经解决不了。比如,对于某首营产品(是指企业向生产或经营企业首次购进的商品,必须经过质量检验等环节)入库时,不妨假设为a药品,医药流通企业都必须对a药品的生产厂家、质量标准、生产批号等各类信息进行全面审核。虽然也可以采用手工方式,但管理成本太高:因为当下次又购进药品a的时候,企业就无法立刻判断药品a是否是其首营品种,因为很可能审核人员是不同的人,只好通过手工查询确认,工作量非常之大。而有信息系统就很轻松,只要输入药品a的基本信息,系统很快就能确定。

  概括而言,gsp规范中的内容通过软件来实现的核心功能主要有:对药品批准文号(简称批号)的全程跟踪管理。同一型号的药品,由于要对药效期进行管理,都须向质量监督部门报批,通过质量检查之后才能获得批号,批号对应的是药品有效期等信息。每个药品的批号都是唯一的,因而只要查询批号,就可以确定药品生产厂家和通过质量检验的日期等信息。

  从采购入库、库存管理到售后追踪的信息,都是gsp要求企业记录的管理信息。比如首营产品要有全面的审核,所有产品都要对批号、有效期等进行管理,销售出去以后还要记录销售流向;采购入库时要进行质量验收,销售出库时要进行出库复核;在库存管理的养护期之内,要对仓库的温度、湿度等养护条件信息进行全程记录。销售出去以后,假设有退药,必须对药品的批次等信息进行核对,才能确定是不是自己销售的药品,退货回来以后还要进行质量检验。又比如,gsp要求药品采购的时候,对于药品的很多因素要求很严格,如质量、包装等,否则就无法进入流通渠道备管理、特殊药品管理、即将过期药品的停销催销、质量反馈等等。此外,由于需要对生产厂家等诸多信息进行记录和跟踪,因此gsp物流软件比普通商业物流的表单设计要多出很多条目。

  严密监控物流

  传统医药流通业在管理上的一大难题就是跑冒滴漏现象严重。对于医药流通企业而言,管控好物流等于成功了一半。通过在物流系统中精心设置信息流转程序和控制点,这些控制点就好比一个个关卡,使得各财务、业务之间的信息按管理需求流转,并且因为控制点之间的内在关联机制,大幅度提升医药流通企业的财务管理和业务管理水平。

  针对湖北春天医药有限公司前期信息化状况和存在的问题,新的物流系统的主要设计思路是,加强对物流环节上的每一个关键点的控制,从而保证数据在传递过程中的正确性。“实际上,gsp本身是一个规范,谁做都区别不大。因此,目前各种医药流通解决方案,主要区别还是体现在对物流管理和控制的功能。”这样,通过打通业务流转的关键节点,明确了职责岗位目标,彻底改变了以往互相推诿、职责权限不清的管理状况。

  以前的物流系统由于开发较早,先于政府部门开始推广gsp认证的时间,操作上虽然比较简便,自发货到结算,中间都是一张单据贯穿始终,一旦单据中间流失,财务部门的数据就无法与业务部门的数据完全一致,企业极容易坠入账实不符的泥潭。更要命的是,财务部门无法对过程加以控制,使得问题往往无法得到预防和及时遏制。尤其是对那些结算周期比长的货物,就可能由于单据的遗失而造成一笔糊涂账。

  李佳的那次“被催账”的经历,最能说明这种关键点的作用:在新的物流系统中,采购部对每批购进的药品出具入库通知单,质量检验部出具质量验收单,仓库做收货单。仓库和财务之间的数据相互关联,财务部每天下午都要汇总当天的各种物流单据信息,通过系统直接查询单据的发生情况,并通过系统自动生成凭证。如果缺少哪张单据,通过系统很快就能查到那张单据卡在哪个环节。实物入库与财务入库完全同步,使得财务部对每批进货的应付款情况随时掌握并且可控。

  这些关卡的设置,不仅迅速杜绝了信息流转受阻导致的管理漏洞,而且使得财务部门对于公司的应收应付款、库存、资金周转率等财务风险的分析和预防,完全建立在真实及时的数据基础之上。

  李佳认为,对于涉及到资金往来的业务,系统的安全性和管理性很重要。金蝶这套系统在访问、修改等权限的设置方面有很细的划分,每一个权限都可以单独设置,这对用户而言十分方便。

  对于新旧物流系统之间的区别,湖北春天医药有限公司管理信息中心的陈滨同样深有感触:“k3物流系统对表单和过程控制进行了细分,比如销售通知单和正常的发货单、收货单,通知单主要告知数量信息,经销商凭借通知单到仓库核对实际数量,然后到财务部门结算,最后才能取货。各个环节结合得比较紧密,不能跳过任何环节,这样,一旦某个环节发生错误,可以通过各种方式很快查到。”

  远离信息陷阱

  医药行业的特征之一就是,医药的品种特别多,作为一个商业性的医药组织,一般至少有几千个品种,如果再加上gsp所要求的批次管理等信息,动辄就是上万条信息。这当中稍有不慎,就可能掉入信息陷阱。

  2003年11月,新系统开始投入实际运作。为保险起见,并没有立刻丢掉旧的物流系统,而是拿旧系统做备份,新旧两个系统并行。这就要求在制作每张单据的时候,两边都要输入数据。操作人员、开票人员、仓库管理人员,每天都要加班熬夜。亓培实说,那个阶段非常痛苦。“因为要把原有的系统完全抛弃掉,工作量比我们想象的要大得多。”

  他坦承,这当中也走了很多弯路,回过头看,其中有些经验还是很可取的。其中,编码方案的确定是很重要的一点。“我们当时频繁开会,专门讨论确定编码放方案。”首先,编码信息量非常大。医药行业的特征之一就是,医药的品种特别多,作为一个商业性的医药组织,一般至少有上万个品种,如果再加上gsp所要求的批次管理等信息,动辄就是几万条信息。编码的思路和设计方案,无疑将直接决定整个物流管理的准确性。其次,编码一般都是由企业根据自身的生产经营特点来确定。确定编码规则时,要兼顾未来发展的需要,如果编码太过规范,很可能会影响效率,将来一旦需要修改会很费劲。第三,统一药品编码规则。一是与医院的编码规则相统一,因为医院按要求有专门的标准的编码规则,为此,春天公司专门针对医院的编码规则做了很多沟通,力求两边达到一致。二是在生产领域,由于gmp对药品编码有要求,作为一家生产和流通并举的企业,从编码方案上尽可能兼顾各项业务,确保一致性。

  其次,在实际应用中不断完善修订。这就是常见的基于标准版之上的二次开发,主要是为了更符合我们的实际操作习惯和流程,提高工作效率。比如,销售人员在制作报价单的时候,可以直接在表单上查询进价,在此基础上系统通过设定的算法自动生成对外的报价。销售价格的确定,一定要知道批次进价,这样就能很方便地确定批次的价格。由于医药的毛利润率很低,批次又多,不同进价可能导致报价不一样,否则,很难保证每一批货销售利润率。而对于配送的单据,由于数量大,对易操作性提出了更高的要求。身在一线,郑婕说对于已经用过其他软件系统的客户而言再更换一套新的软件系统时,以前的操作习惯很难更改,往往会按照习惯来要求新系统的操作方式。因此金蝶医药流通版软件也在不断完善发展,力求包括操作简便性的每个细节都能更加贴合客户的需求。赏罚分明的项目管理

  不单有领导的重视,更有赏罚分明的激励机制,是春天股份自创的信息化门道。

  2003年5月,春天股份成立erp项目小组,董事长亲自出任组长。项目小组负责全部选型、论证、培训工作。项目小组的成员都是从财务、采购、仓存、销售等各部门抽调的负责人或骨干人员。亓培实担任实施组的组长。此外,建立一套奖惩分明的激励制度,的确是亓培实感到公司在推行信息化方面可圈可点之处。

  公司专门下发的一份文件上明确,将员工每月奖金额度的50%拿出来,同时再增加同比例的奖金额度,作为对员工在推进信息化方面绩效考核额度(实际上相当于增加了50%的奖金额度)。对于参与信息系统的员工,在月度工作总结时,都将工作尽可能进行了量化。相反,一些惩罚措施也很严厉。比如,信息系统的培训第一次考核不合格,罚款;第二次考核还不合格,待岗。“之所以用专门的文件明确激励制度,这与春天股份的企业文化有关,凡事讲究依据,避免随意性。”

  这一政策起到了十分明显的激励作用。2003年国庆节,系统开始初始化,项目组的人更是没日没夜加班,连续几个晚上没有回家睡觉,实在困了就在办公室靠在椅子上打个盹儿。金蝶实施顾问郑婕也一起加班熬夜,她说是用户的这种投入的氛围感染了自己。后来,节日加班不仅该发的奖金都发了,而且还额外申请了一些奖励政策。亓培实说,erp应用的长期性决定了建立与之配套的激励机制的重要性。“如果没有激励机制,那推进信息化的工作一定是很痛苦的。”

  信息化是医药企业的饭碗

  记者采访当天,恰逢武汉春天生物工程股份有限公司忙于上市之前的路演。在这家从创业至今7年的公司中,各项工作运转得有条不紊。管理信息化在春天显得已是家常便饭。

  亓培实说,整个医药行业都在走信息化的道路。大的医药企业一般营业规模都上了几十亿元,庞大的物流压力,如果不上信息系统,单靠手工肯定无法维持正常运转。所以,医药行业整合的趋势越来越明显,整合完了怎么消化,一定是通过信息化手段来消化。另外,规模效应也是通过信息化来完成。

  其实,医药行业当前竞争的焦点有二,其一,赶在外资大举进入之前,抢占中下游的流通(营销渠道网络和终端)资源,其二,抢夺上游的制药资源。如果一个医药企业能够兼具生产、分销、终端的优势,完善产生链,那就自然可以领行业之先。

  目前,医药行业仅生产型的企业就有七千多家。医药行业的集中度很低。医药行业前面几十家加起来的份额很少,只是百分之十几的份额。亓培实认为,医药行业最终一定是朝着集中的方向发展,而“集中”的主要手段就是不断地兼并。一个明显的趋势是,各种资本在不断地介入这一行业。

  由于医药行业整合的策略基本是对整个产业链进行的,而不是对局部的整合,即最终一定是全面的资源整合,从生产、营销到终端,是一条价值链的整合。而没有信息化,就无法支撑整合行为。因为信息化的目标也是整合,即把不同领域的信息整合起来,才能实现规模优势、管理优势。

  武汉春天生物工程股份有限公司希望未来的信息系统能够整合物流、资金流、信息流,最终还要纳入工作流。虽然公司有着迫切的整体性需求,但是在具体操作的时候,还是采取分阶段实施的稳健策略。正如亓培实所言,“实施信息系统不能赶鸭子上架”。在该公司信息化一期项目中的客户关系管理系统,已经和金蝶签了协议,但目前还没有实施。原因在于,公司需要很多业务领域需要进行资源整合。亓培实坚信,只有业务整合清晰,实施信息系统才不会乱,效果才能保证。

  至此,也就不难理解为什么武汉春天生物工程股份有限公司已经将每一步的信息化目标设定得那样具体而明确。


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